采购原则

联合国采购奉行的四大基本原则是：物有所值、公正透明、国际招标、维护联合国的利益。

在联合国系统内，各机构均遵循其自身的采购程序进行各自的采购活动，虽然采购程序会因机构不同而有差异，但都遵循联合国基本的采购原则和规定。

采购方式

除特殊条件下，联合国根据政策可进行直接采购和定向采购外，一般情况下，凡是合同金额超过3万美元的，各机构都要采取竞争性招标的方式进行采购。根据合同金额不同，招标文书可划分为三种：询价书（Request For Quotation)，招标书(Invitation To Bid)和建议书征询(Request For Proposal)。

询价书（RFQ)，适用于低于10万美元的合同，通常用于采购市场现有的，具有通用标准和规格的产品。该方式具有很大的灵活性和相对的非正式性。

招标书(ITB)，适用于10万美元以上、标的要求明确的合同，属于正式的竞争性招标。

建议书征询(RFP)，适用于10万美元以上、标的要求难以明确界定，评标因素较为复杂的合同，属于正式的竞争性招标。

尽管上述三种招标文书的具体细节和复杂程度会因所采购物资、服务的特性和价值的不同而异，但都会列明供应商参与竞标需要具备的条件和需要提交的所有资料。招标文书的内容一般包括：邀请函、投标说明、文书类型（询价书、招标书或建议书）、合同条件（一般和特殊条款）、技术规格、货物的数量和样图清单、工程建设标准、质量要求、工作说明以及必要的附录和评标标准等。

需要补充说明的是，对不同的联合国机构而言，同一种招标文书所适用的标的金额可能会有一定的差异。另外，有的机构为了能更好、更广泛地选择供应商，往往会在较大金额采购的正式国际招标之前进行一轮供应商预选，即兴趣表达(Express For Interest),供应商需要按照要求提交纸质文件，包括供应商的基本信息、产品、是否符合质量要求以及国际、国内经验等。

无论采购机构采取何种招标方式，所有招标程序强调的是通过透明的采购程序使联合国资金得到最大化的利用。

业务流程

供应商注册

企业需要登录WWW.UNGM.ORG的“register 栏”按照提示在线填写相关注册信息。根据可授予的合同金额不同，注册分为三个级别，初级、一级和二级。供应商可根据自身需要注册不同级别的供应商。其中初、中级供应商的门槛较低，但是如果供应商想要取得金额较高的订单，还是建议将三个等级所需的材料都提供完整。供应商也完全可以分步操作，先提交初级供应商的申请，再提交一级、二级供应商的申请。联合国各个机构审核通过后，企业便进入数据库，成为联合国潜在供应商，获得了参与联合国采购的资质。

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采购信息获取

联合国的采购需求基本上都通过其官方网站以各类采购信息的形式发布，供应商均通过对采购信息的回应来参与竞标。有时候，供应商可能会接到联合国的主动邀标，这时一定要抓住机会积极应标。但主动邀标的机会相对比较少，大多时候供应商需要主动搜寻采购信息，经常上联合国各个机构的网站和联合国全球市场网上搜寻相关采购需求，如果发现适合自己投标的产品，应积极响应，认真填制商务文书。另外，中国联合国采购促进会也会定期搜集整理各类联合国采购信息，并发送给相关企业。

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商务文书处理

对于感兴趣的采购信息，供应商可下载相关的商务文书（招标/询价/建议书等），并逐条、仔细地阅读文书全部内容，根据要求准备和提交相关材料进行回应。联合国采购的商务文书有一些规范性的表达，并且所使用的正式的书面语言有些部分较为晦涩难懂，没有接触过的企业可能难以一下子理解，不易抓住商务文书的要义。

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反复实践/积累经验

多数情况下，想要获得联合国的订单并不是一蹴而就的，需要反复的尝试和摸索，不断地汲取教训和积累经验。据我们了解，很多企业在应标的过程中会产生这样那样的问题，有的甚至完全按照“中国式思维”与联合国打交道，有时存在的“致命”问题企业自身完全意识不到。我们建议，企业在尝试过程中遇到失败时需要对照应标材料的要求进行自检并保持与联合国机构的沟通，认真对待每一次尝试。“百炼成钢”也同样适用于开拓联合国市场。

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获得订单

经过联合国采购机构的评标，通过者将会取得订单，并被授予合同。供应商在签署合同之前一定要仔细阅读和检查合同中的各项规定和条款，保证已明确知晓合同要求。在签署合同前如有任何疑虑或不清楚的地方可以和联合国机构进行沟通。

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合同履行

签订合同的供应商必须严格按照合同的各项要求履约交货或提供服务，不能无故拖延。质量要与样品相符。另外，签订长期合同时要考虑汇率、出口成本以及批量生产成本等因素，一旦签订合同应严格按合同执行。